Ministry of Finance Office Memorandum dated 29 September 2026 | Serving Government Employees, Defence Civilian Employees और Retirement के करीब कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण निर्देश
Government employees की salary, pay fixation, annual increment और ACP/MACP benefits में होने वाली गलतियों के कारण कई बार excess payment हो जाता है। ऐसी गलती का पता यदि retirement से कुछ समय पहले चलता है, तो कर्मचारी को recovery notice का सामना करना पड़ सकता है और pension तथा retirement benefits की processing भी प्रभावित हो सकती है।
इसी समस्या को रोकने के लिए Ministry of Finance, Department of Expenditure ने 29 September 2026 को Office Memorandum No. 09(01)/2026-E.II(A) जारी किया है। इसमें pay fixation की समय पर audit, qualifying service की verification, retirement से पहले service records की comprehensive checking और जिम्मेदार अधिकारियों द्वारा formal audit certificate जारी करने पर जोर दिया गया है।
यह निर्देश उन कर्मचारियों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिनकी retirement अगले चार वर्षों में होने वाली है।
1. Government Employees के लिए क्या है नया आदेश?
Department of Expenditure के Office Memorandum का मुख्य उद्देश्य है कि गलत pay fixation या excess payment का पता retirement के अंतिम समय में न चले। इसके लिए departments को internal controls मजबूत करने और कर्मचारियों के service तथा pension records समय पर verify करने के निर्देश दिए गए हैं।
इस Office Memorandum में मुख्य रूप से निम्नलिखित उपाय निर्धारित किए गए हैं:
- Promotion, increment, ACP/MACP और financial upgradation से संबंधित pay fixation orders का समय पर audit।
- Government servants की qualifying service का periodic verification।
- अगले चार वर्षों में retire होने वाले कर्मचारियों के pay fixation और service records की priority पर comprehensive review।
- Pension papers भेजने से पहले service records, emoluments और pension-related details का verification।
- Audit और verification में मिली गलतियों को तुरंत सुधारना।
- Pay fixation की correctness का formal certificate जारी करना और संबंधित अधिकारियों की accountability निर्धारित करना।
इन निर्देशों का उद्देश्य कर्मचारियों को retirement के समय अचानक excess payment recovery की समस्या से बचाने के लिए गलतियों की समय रहते पहचान करना है।
2. Pay Fixation Orders का Audit तीन महीने के भीतर
Office Memorandum के अनुसार, promotion, ACP/MACP, financial upgradation, increment या किसी अन्य pay revision के कारण जारी सभी pay fixation orders को Internal Audit Wing और/या concerned Pay & Accounts Office (PAO) द्वारा audit किया जाना चाहिए।
Audit के लिए निर्धारित समय-सीमा है:
Pay fixation order जारी होने के तीन महीने के भीतर या Financial Year के अंत तक, जो भी बाद में हो।
इसका अर्थ है कि pay fixation की correctness को वर्षों तक बिना जांचे नहीं छोड़ा जाना चाहिए। संबंधित orders का समय पर audit होने से incorrect pay fixation, गलत increment calculation और अन्य discrepancies को प्रारंभिक स्तर पर ही पहचाना जा सकता है।
Regular promotion orders को संबंधित Ministry के Departmentalised Accounts Organisation को भी mark करने के निर्देश दिए गए हैं।
3. ACP/MACP और Financial Upgradation की गलतियों पर विशेष ध्यान
ACP/MACP benefits और financial upgradation के मामलों में गलत pay fixation के कारण excess payment होने की संभावना रहती है। ऐसे मामलों में pay level, pay stage, increment और संबंधित financial benefits की सही गणना महत्वपूर्ण है।
इसलिए कर्मचारियों और administrative offices को सुनिश्चित करना चाहिए कि:
- Promotion या financial upgradation के बाद pay fixation order सही तरीके से तैयार हो।
- लागू नियमों के अनुसार pay fixation की जांच की जाए।
- Increment और pay revision की entries service records में सही दर्ज हों।
- Internal Audit Wing या PAO द्वारा निर्धारित audit समय पर पूरा किया जाए।
यदि किसी कर्मचारी को pay fixation में गलती का संदेह है, तो वह अपने Establishment Section, DDO या संबंधित PAO से उपलब्ध records के आधार पर clarification मांग सकता है।
4. Retirement से चार वर्ष पहले Comprehensive Review
इस Office Memorandum का सबसे महत्वपूर्ण प्रावधान उन Government employees से संबंधित है जिनकी retirement अगले चार वर्षों के भीतर होने वाली है।
ऐसे कर्मचारियों के मामले में निम्नलिखित records का priority पर comprehensive review करने का निर्देश दिया गया है:
- सभी pay fixation orders।
- ACP/MACP तथा अन्य financial upgradation से संबंधित records।
- Service Book और अन्य service records।
- Qualifying service की गणना।
- Emoluments और pension calculation के लिए आवश्यक विवरण।
यह review DoPT के Office Memorandum dated 03 October 2022 के अनुसार किया जाना है।
कर्मचारियों के लिए practical advice: यदि आपकी retirement अगले चार वर्षों में होने वाली है, तो अपनी Service Book, promotion orders, ACP/MACP orders, pay fixation statements और qualifying service का verification समय रहते करवा लें।
इससे संभावित discrepancies को retirement से पहले सुधारने का अवसर मिलेगा।
5. Qualifying Service Verification अनिवार्य
Government employee की pension eligibility और pension calculation में qualifying service की महत्वपूर्ण भूमिका होती है।
Office Memorandum में निर्देश दिया गया है कि प्रत्येक Government servant की qualifying service को CCS (Pension) Rules, 2021 के Rule 30 के अनुसार periodically verify किया जाए। Service records में कोई omission या discrepancy मिलने पर उसे तुरंत rectify करना आवश्यक है।
इसलिए कर्मचारियों को अपने service records में निम्नलिखित विवरणों की जांच करानी चाहिए:
- Date of appointment और joining details।
- नियमित सेवा तथा qualifying service से संबंधित entries।
- Promotion और financial upgradation का record।
- Leave, service interruption या अन्य संबंधित entries, जहां लागू हों।
- Retirement benefits की calculation के लिए आवश्यक service details।
ध्यान दें कि qualifying service की गणना संबंधित pension rules और कर्मचारी की service conditions के अनुसार की जाएगी।
6. Head of Office की जिम्मेदारी
CCS (Pension) Rules, 2021 के Rule 57 के तहत Head of Office की जिम्मेदारियों के अनुपालन पर भी Office Memorandum जोर देता है।
Pension papers को Accounts Office भेजने से पहले service records, qualifying service, emoluments और अन्य pension-related records का verification पूरा किया जाना चाहिए।
यदि verification के दौरान कोई deficiency सामने आती है, तो उसे समय पर सुधारना और ऐसी गलतियों की पुनरावृत्ति रोकने के लिए corrective measures लागू करना आवश्यक है।
इससे pension papers में त्रुटियों, retirement benefits की processing में देरी और अंतिम समय में गलत भुगतान का पता चलने जैसी समस्याओं को कम करने में मदद मिल सकती है।
7. Mandatory Audit Certificate: किसकी होगी जवाबदेही?
Office Memorandum में pay fixation orders के audit के बाद formal certificate जारी करने का प्रावधान भी दिया गया है।
Internal Audit Wing और/या concerned Pay & Accounts Office को यह प्रमाणित करना होगा कि संबंधित pay fixation order का audit और verification लागू निर्देशों के अनुसार पूरा किया गया है।
Concerned Chief Controller of Accounts (CCA) या Controller of Accounts (CA) पूरे process की oversight के लिए जिम्मेदार होंगे और pay fixation की correctness का certificate जारी किया जाएगा।
यदि किसी ऐसे pay fixation order में बाद में discrepancy या excess payment सामने आता है जिसे पहले certify किया जा चुका है, तो संबंधित PAO और/या CA/CCA की accountability निर्धारित की जाएगी।
यह व्यवस्था audit को केवल एक औपचारिक प्रक्रिया तक सीमित रखने के बजाय उसकी correctness और जिम्मेदारी को मजबूत करने के उद्देश्य से लाई गई है।
8. Certificate of Correctness of Pay के बाद Recovery पर महत्वपूर्ण प्रावधान
इस Office Memorandum का एक महत्वपूर्ण प्रावधान कर्मचारियों के लिए विशेष ध्यान देने योग्य है।
Memorandum में कहा गया है कि Certificate of Correctness of Pay जारी होने के बाद, उस certificate में covered period के संबंध में कर्मचारी से किसी भी प्रकार की recovery नहीं की जाएगी।
यदि गलत pay fixation आदि के कारण Government exchequer को कोई financial loss होता है, तो उस नुकसान की recovery उस office से की जा सकती है जिसने certificate जारी करने को approve किया था।
इस प्रावधान का उद्देश्य verified pay fixation के लिए institutional accountability सुनिश्चित करना है।
हालांकि, कर्मचारियों को यह ध्यान रखना चाहिए कि certificate में covered period और संबंधित pay fixation का scope महत्वपूर्ण होगा। किसी मामले में certificate लागू है या नहीं, यह संबंधित records और आदेश की वास्तविक शर्तों के आधार पर देखा जाना चाहिए।
9. Retirement के समय Final Verification: 48 Months पहले
Office Memorandum के अनुसार, retirement से 48 months पहले service records और emoluments के final verification के दौरान भी comprehensive validation और formal certificate जारी करना अनिवार्य होगा।
यदि इस final clearance के बाद कोई discrepancy, omission या गलत calculation सामने आती है, तो जिम्मेदार PAO/CCA/CA की administrative और financial accountability निर्धारित की जाएगी।
इसलिए retirement से पहले की verification प्रक्रिया को गंभीरता से पूरा करना आवश्यक है।
यह प्रावधान खासकर उन कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण है जिनके pay fixation records कई वर्षों पुराने हैं या जिनकी service history में अनेक promotions, ACP/MACP benefits अथवा pay revisions शामिल हैं।
10. क्या Excess Payment की हर Recovery अब बंद हो जाएगी?
नहीं। इस Office Memorandum को सभी परिस्थितियों में recovery पर blanket ban के रूप में नहीं समझना चाहिए।
Memorandum में DoPT के Office Memorandum dated 02 March 2016 का संदर्भ दिया गया है, जो Supreme Court के State of Punjab & Ors. v. Rafiq Masih (White Washer) & Others मामले में दिए गए निर्णय के बाद जारी किया गया था।
उस framework में कुछ विशेष परिस्थितियों में Government employees से excess payment recovery को impermissible बताया गया है। उदाहरण के लिए, लागू शर्तों के अधीन retired employees या recovery order से एक वर्ष के भीतर retire होने वाले कर्मचारियों से recovery के मामलों का उल्लेख किया गया है।
लेकिन हर excess payment case में recovery स्वतः prohibited नहीं हो जाती। संबंधित facts, applicable rules, judicial decisions और जारी orders की शर्तों को देखना आवश्यक है।
इसी तरह, 29 September 2026 का Office Memorandum मुख्य रूप से timely audit, verification, certification और official accountability को मजबूत करने पर केंद्रित है।
11. Defence Civilian Employees और Pensioners के लिए क्या महत्व है?
Defence establishments में कार्यरत eligible Central Government civilian employees के लिए यह विषय विशेष रूप से प्रासंगिक हो सकता है, जहां pay fixation, promotion, MACP, increments और retirement-related service records की जांच आवश्यक होती है।
ऐसे कर्मचारियों को अपने Establishment Section और संबंधित Accounts Office से records की स्थिति की पुष्टि करनी चाहिए।
Defence personnel और military pensioners के मामले में यह ध्यान रखना जरूरी है कि यह Memorandum अपने आप सभी uniformed Armed Forces personnel या military pensioners पर समान रूप से लागू होने की घोषणा नहीं करता। उनकी pay, service और pension conditions के लिए संबंधित service-specific regulations तथा applicable orders भी देखे जाने चाहिए।
यदि किसी defence civilian employee का मामला इस Memorandum के अंतर्गत आता है, तो उसे अपने department से इसकी applicability और verification process की पुष्टि करनी चाहिए।
12. Employees को अभी क्या करना चाहिए?
यदि आप serving Government employee हैं या अगले चार वर्षों में retire होने वाले हैं, तो निम्नलिखित practical steps उपयोगी रहेंगे:
- अपनी Service Book और service-related entries की जांच करें।
- Promotion, increment, ACP/MACP और pay revision के सभी relevant orders की copies सुरक्षित रखें।
- Pay fixation statement और applicable pay rules के अनुसार calculation verify कराएं।
- Qualifying service की स्थिति अपने Establishment Section से confirm करें।
- Retirement से पहले pension papers और emoluments की जांच समय रहते करवाएं।
- किसी discrepancy का पता चलने पर संबंधित administrative authority को लिखित representation दें और उसकी acknowledgement सुरक्षित रखें।
- यदि recovery notice प्राप्त हो, तो calculation sheet, applicable rules और recovery के आधार की copy मांगकर मामले की जांच कराएं।
इन steps से employee अपने records को व्यवस्थित रख सकता है और गलतियों की समय पर पहचान में मदद कर सकता है।
13. Official Document Details
| Particulars | Details |
| Issuing Ministry | Ministry of Finance |
| Department | Department of Expenditure |
| Office Memorandum No. | 09(01)/2026-E.II(A) |
| Date | 29 September 2026 |
| Subject | Implementation of measures to prevent wrongful/excess payments made to Government servants |
| Important related rules | CCS (Pension) Rules, 2021 — Rules 30 and 57 |
| Related DoPT OM | 18/03/2015-Estt (Pay-I), dated 02 March 2016 |
| Retirement-related review | Priority review for employees due to retire within the next four years; final verification and certification provisions as specified in the OM |
Employees should consult the original Office Memorandum and the applicable departmental instructions before relying on the provisions in an individual case.
Conclusion
Ministry of Finance का 29 September 2026 का Office Memorandum Government employees के pay fixation और pension records में accuracy सुनिश्चित करने की दिशा में महत्वपूर्ण कदम है।
इसमें समय पर audit, qualifying service verification, retirement से पहले comprehensive review और formal Certificate of Correctness of Pay पर जोर दिया गया है। साथ ही, गलत प्रमाणित pay fixation के मामलों में संबंधित offices और accounts authorities की accountability भी निर्धारित करने का प्रावधान है।
Serving employees, particularly those approaching retirement, should not wait until the last year of service to verify their pay and pension records. समय पर checking और correction से unnecessary disputes, delayed pension processing और गलतियों के कारण होने वाली परेशानियों को कम करने में मदद मिल सकती है।
Disclaimer: यह लेख उपलब्ध Office Memorandum के आधार पर केवल informational purpose के लिए तैयार किया गया है। किसी individual recovery case में निर्णय लेने से पहले original Government orders, applicable service rules और संबंधित competent authority की advice की जांच करें।